اسناد رسمی محضری و تفاوت آن

در ارجاع پرونده و جریان رسیدگی به آن یکی از وظایف قضات عبارت است از توصیف قضایی از فعل صورت پذیرفته، به بیان دیگر وظیفه اولیه هر مقام قضایی رسیدگی کننده به یک عمل گزارش شده آن است که ابتدا فعل ارتکاب یافته را در قالبی قضایی آورده سپس با تجزیه عنصر هر فعل بررسی کند آیا عمل مذکور یکی از کدهای قانونی به طریق تعریف شده را شامل شده و ناقض آن است یا خیر. برای مثال در طول روز میلیاردها ریال وجوه از روی باجه های بانکی به وسیله مراجعان جمع آوری می شود لیکن هیچ کدام از آنها واجد عنوان مجرمانه ربایش نیست، لیکن پاره یی از اعمال مذکور که به وسیله مراجعان به بانک صورت می پذیرد و دارای وصف مجرمانه است و به وسیله مراجعان به بانک صورت می پذیرد «با تجزیه فعل و بررسی ارکان و قصد می تواند شامل ربایش، جعل سند یا کلاهبرداری باشد.»
وکلای دادگستری نیز در جریان دفاع از موکلان خود علاوه بر بررسی موارد فوق معمولاً به بررسی پروسه و فرآیند یک عمل حقوقی نیز می پردازند. یعنی از نظر شکل و مقررات قانونی آیا یک تعهد و التزام یا عمل حقوقی مطابق قوانین موجد آن بوده است یا خیر و آیا این فرآیند به شکل صحیح در موعد و به نحو مقرر قانونی صورت پذیرفته است یا نه، زیرا پاره یی از اوقات عدم اجرای تشریفات به اندازه یی موثر در نتیجه است که می تواند اساس آن را زیر سوال برد.
این فرآیندنگری یا کنترل پروسه خصوصاً در امور شکلی از قبیل سند رسمی و اعمال دفاتر اسناد رسمی قابل توجه ویژه است، زیرا بخش مهم تر سند رسمی عبارت است از شکل و نحوه تشکیل و تنظیم سند.
این شرایط از دو جنبه شکلی و نحوه تهیه سند و نیز مفاد آن قابل بررسی است.