مقدمه
به موجب ماده 1258 قانون مدنی، «دلایل اثبات دعوا از قرار زیر است: 1ـ اقرار 2ـ اسناد كتبی 3ـ شهادت 4ـ اماره 5ـ قسم». در قانون جدید آیین دادرسی مدنی نیز مقررات اقرار، در مواد 202 به بعد؛ اسناد، در مواد 206 به بعد؛ گواهی، در مواد 229 به بعد؛ معاینه‌ی محل و تحقیق محلی، در مواد 248 به بعد؛ رجوع به كارشناس در مواد 257 به بعد و سوگند در مواد 270 به بعد آورده شده است. اما در این كتاب، در تقدم و تأخر بررسی ادله‌ی اثبات دعوا، به فراوانی استناد به آنها در دادرسی و طواری (رخدادها ـ اتفاقات) ناشی از استناد به آنها مورد نظر قرار گرفته است و بنابراین اسناد، گواهی، سوگند، اقرار، كارشناسی، معاینه‌ی محل و تحقیق محلی و سپس امارات بررسی می‌شود. [1] سند، هنوز هم مهم‌ترین و رایج‌ترین دلیل ادعاهای اصحاب دعوا در دعاوی و امور غیر كیفری است. در حقیقت، در عقود و قراردادها كه مبنای بیشتر روابط حقوقی را تشكیل می‌دهد، طرفین معمولاً دلیل وجود چنین رابطه‌ی حقوقی را به قوت حافظه‌ی یك یا چند گواه و عمر دراز و صداقت آنها واگذار نمی‌نمایند بلكه با تنظیم سند، دلیل وقوع عقد و قراردادی را كه منعقد می‌كنند تدارك می‌نمایند. تعریف سند، اركان، انواع، شرایط و توان اثباتی و اجرایی اسناد در قانون مدنی و مقررات ثبتی آمده است و در تألیفات حقوق مدنی و ثبتی به گونه‌ای مشروح مطالعه می‌شود و «حقوق ماهوی سند» به گونه‌ای كوتاه اما گویا بررسی می‌شود تا زمینه‌ی گفتگو درباره‌ی سند، از زوایه‌ی دادرسی مدنی یا «حقوق شكلی» آن فراهم شود. [2]
هر گاه در دعوایی نوشته‌ای مورد استناد قرار گیرد، یكی از مهم‌ترین نكاتی كه مورد توجه قرار می‌گیرد قابلیت استناد آن از زاویه‌ی ماهوی است. اما با این همه، موضوع به كارگیری سند در دعاوی و امور حقوقی و اثبات ادعا یا استناد به آن، دارای زاویه‌های دیگری با چنان اهمیتی است كه توجه نكردن به آنها می‌تواند بهره‌گیری از سند را ناشدنی كرده و یا موجب شود نوشته‌ای كه در اصل نمی‌تواند دلیل قرار گیرد، ادعایی واهی را اثبات كند. بررسی سند از این زوایه‌ها در آیین دادرسی مدنی انجام می‌شود و در مبحث دوم، شرح آن خواهد آمد. [3]

در ارجاع پرونده و جریان رسیدگی به آن یکی از وظایف قضات عبارت است از توصیف قضایی از فعل صورت پذیرفته، به بیان دیگر وظیفه اولیه هر مقام قضایی رسیدگی کننده به یک عمل گزارش شده آن است که ابتدا فعل ارتکاب یافته را در قالبی قضایی آورده سپس با تجزیه عنصر هر فعل بررسی کند آیا عمل مذکور یکی از کدهای قانونی به طریق تعریف شده را شامل شده و ناقض آن است یا خیر. برای مثال در طول روز میلیاردها ریال وجوه از روی باجه های بانکی به وسیله مراجعان جمع آوری می شود لیکن هیچ کدام از آنها واجد عنوان مجرمانه ربایش نیست، لیکن پاره یی از اعمال مذکور که به وسیله مراجعان به بانک صورت می پذیرد و دارای وصف مجرمانه است و به وسیله مراجعان به بانک صورت می پذیرد «با تجزیه فعل و بررسی ارکان و قصد می تواند شامل ربایش، جعل سند یا کلاهبرداری باشد.»
وکلای دادگستری نیز در جریان دفاع از موکلان خود علاوه بر بررسی موارد فوق معمولاً به بررسی پروسه و فرآیند یک عمل حقوقی نیز می پردازند. یعنی از نظر شکل و مقررات قانونی آیا یک تعهد و التزام یا عمل حقوقی مطابق قوانین موجد آن بوده است یا خیر و آیا این فرآیند به شکل صحیح در موعد و به نحو مقرر قانونی صورت پذیرفته است یا نه، زیرا پاره یی از اوقات عدم اجرای تشریفات به اندازه یی موثر در نتیجه است که می تواند اساس آن را زیر سوال برد.
این فرآیندنگری یا کنترل پروسه خصوصاً در امور شکلی از قبیل سند رسمی و اعمال دفاتر اسناد رسمی قابل توجه ویژه است، زیرا بخش مهم تر سند رسمی عبارت است از شکل و نحوه تشکیل و تنظیم سند.
این شرایط از دو جنبه شکلی و نحوه تهیه سند و نیز مفاد آن قابل بررسی است.