اسناد مالکیت معارض و دعاوی ابطال

به علت بی‏ دقتی بعضی از كارمندان اشتباهاتی در عملیات ثبتی رخ می‏دهد كه خود باعث افزایش حجم كار ادارات ثبت می‏گردد و هم موجب مشكلاتی برای مالكان فراهم می‏شود و مالكی كه پس از مدت‏ها اتلاف وقت موفق به دریافت سند مالكیت شده بعداً خودش یا دیگر مراجع یا اداره ثبت متوجه اشتباه شده و باید نسبت به اصلاح سند مالكیت ملك او اقدام شود البته ناگفته نماند كه تعدادی از اشتباهات ثبتی غیر از بی‏دقتی به لحاظ حجم زیاد كار ادارات ثبت می‏باشد به هر حال وقتی كه اختلاف یا اشتباهی در عملیات ثبتی رخ دهد مرجع رفع اختلاف و اشتباه هیأت‏های نظارت است و اگر رأی هیأت‏های نظارت قابل تجدیدنظر باشد مرجع تجدید نظر شورای عالی ثبت می‏باشد.
ماده 6 اصلاحی ق ـ ث می‏گوید (برای رسیدگی به كلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاك در مقر هر دادگاه استان هیأتی به نام هیأت نظارت مركب از رئیس ثبت استان یا قائم مقام او و دو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگستری تشكیل می‏شود هیأت مزبور به كلیه اشتباهات و اختلافات مربوط به امور ثبتی در حوزه قضایی استان رسیدگی می‏نماید برای این هیأت یك عضو علی البدل از قضات دادگستری یا كارمندان ثبت مركز استان از طرف وزیر دادگستری تعیین خواهد شد.)

هیأت نظارت

یكی از مراجع مهم برای رسیدگی به اختلافات و اشتباهات ثبتی نظارت است، اعضاء هیأت نظارت متشكل است از دو نفر قاضی و مدیر كل ثبت استان یا معاون و یا كفیل ثبت استان و قضات عضو هیأت نظارت از طرف رئیس قوه قضائیه انتخاب می‏شوند و باید قاضی دادگاه تجدید نظر مركز استان باشند و هیأت نظارت یك عضو علی البدل هم دارد كه ممكن است از كارمندان ثبت یا قضات دادگستری باشد به هر حال اعضاء هیأت نظارت در حالت عادی
دارای 2 عضو قضایی و یك عضو ثبتی است ولی ممكن است به علت مأموریت یا معذوریت یا مرخصی یكی از اعضای هیأت متشكل از سه نفر قاضی باشد یا دو نفر ثبتی و یك نفر قاضی باشد هیأت نظارت هر استان در اداره كل ثبت استان تشكیل جلسه می‏دهند و در هر هفته دو جلسه دارند و به اختلافات و اشتباهات ثبتی حوزه قضایی همان استان رسیدگی می‏نمایند.

صلاحیت و وظایف هیأت نظارت

1 ـ هرگاه در اجرای مقررات ماده 11 ق - ث از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت اختلافی بین اشخاص و اداره ثبت واقع شود و یا اشتباهی تولید گردد و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد رفع اختلافات و تعیین تكلیف و یا ابطال و یا اصلاح درخواست ثبت با هیأت نظارت است.
بند 1 ماده 3 آیین‏نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالكیت معارض می‏گوید: هرگاه از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت بین اشخاص و اداره ثبت اختلاف حاصل شود یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد باید كلیه مدارك طرفین اخذ و با تعیین وقت مناسب آن‏ها را برای معاینه محلی به وسیله اخطار دعوت نمود و متذكر شوند كه اولاً عدم حضور هر یك از طرفین مانع رسیدگی نخواهد بود ثانیاً هر یك از طرفین می‏توانند تا قبل از وقت رسیدگی برای ملاحظه و اطلاع از مدارك تسلیمی طرف دیگر به اداره ثبت مراجعه نمایند، و سپس در وقت مقرر با معاینه و تحقیق محلی نسبت به تصرفات آن‏ها رسیدگی و مراتب و صورتمجلس و اظهارات طرفین و حاضرین را در آن قید و به امضاء حضار رسانیده چگونگی را با ارسال سوابق اظهارنظر صریح خود مبنی بر این كه چه شخصی متصرف است و تصرفات به چه نوعی می‏باشد به هیأت نظارت گزارش نماید پس ممكن است كه اختلافات بین اداره ثبت و متقاضی ثبت باشد و ممكن است اختلافات بین خود متقاضیان باشد، فرضاً شخصی درخواست ثبت یك قطعه باغی را از اداره ثبت به نام خود می‏نماید و اداره ثبت مدارك و تصرفات متقاضی را كافی نمی‏داند به عبارت دیگر متقاضی خود را ذی‏حق و مالك می‏پندارد ولی اداره ثبت متقاضی را مالك نمی‏داند در این صورت مرجع رفع اختلافات هیأت نظارت است و یا این كه شخص به عنوان این كه ملكی را در تصرف دارد درخواست ثبت آن پلاك را می‏نماید و دیگری هم سند عادی خریداری از متصرف را در اختیار دارد و تقاضای ثبت آن را می‏نماید و برای اداره مشكل است كه تشخیص دهد در این خصوص كدام یك ذی‏حق می‏باشند لذا مراتب با رعایت تشریفات قانونی به اداره كل ثبت استان جهت طرح در هیأت نظارت منعكس می‏گردد رأی صادره از سوی هیأت نظارت در این مورد قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت می‏باشد جهت بهتر مشخص شدن موضوع دو نمونه از آراء شورای عالی ثبت را در این خصوص عنوان می‏كنیم:
1 ـ در دفتر توزیع ملكی به نام موقوفه معرفی شد سپس آقای (ح) با تسلیم یك برگ استشهادیه محلی به عنوان مالك تقاضای ثبت آن را كرد در تحقیقات محلی راجع به تصرف متقاضی عده‏ای از شهود گواهی بر مالكیت
آقای (ح) دادند و تعدادی گواهی دادند كه وقف می‏باشد شورای عالی ثبت این چنین رأی صادر نمود »با سابقه معرفی ملك به عنوان وقف و مراتبی كه در گزارش قید شده است قبول تقاضای ثبت از اداره اوقاف اشكالی ندارد و ذی‏نفع می‏تواند از حق اعتراض استفاده كند می‏دانیم كه دفتر توزیع اظهارنامه یكی از دفاتر قانونی ادارات ثبت است كه پس از انتشار آگهی ماده 9 و 10 ق - ث نماینده و ارزیاب ثبت از محل وقوع ملك بازدید نموده‏اند و با تحقیقات محلی و پرسش از معتمدان و معمرین مالك هر پلاكی را مشخص و نام مالك و شماره پلاك و نوع ملك او را در دفتر توزیع اظهارنامه قید و سپس اظهارنامه را به مالك یا قائم مقام او تسلیم نموده كه پس از تكمیل به اداره ثبت عودت دهد معمولاً ادارات ثبت در مورد ذكر شده فوق از كسی كه ملك در دفتر توزیع به نامش معرفی شده پذیرش ثبت می‏نماید و شورای عالی ثبت هم این رویه را تأیید نموده است.
2 ـ آقای (م) در تاریخ 2/8/60 با تسلیم یك برگ استشهاد محلی درخواست ثبت پلاك 644/240 اصلی را نمود در تاریخ 7/8/60 جریان ثبتی پلاك فوق از شعبه بایگانی استعلام و شعبه بایگانی اعلام كرد كه شماره یاد شده در دفتر توزیع اظهارنامه به نام زینب دختر سیدحسن به عنوان باغ و به وزن 60 من معرفی شده است طی شماره 10299 مورخه 7/8/60 نظریه ادارات منابع طبیعی، كشاورزی هیأت 7 نفره خواسته شده اداره كشاورزی به تاریخ 18/9/60 در پاسخ اعلام داشته كه پلاك مورد نظر مشمول مقررات اصلاحات ارضی نبوده و پذیرش ثبت اشكالی ندارد. هیأت 7 نفری قبول ثبت را بلامانع اعلام داشته، منابع طبیعی مورد را مشمول قانون ملی شدن جنگل‏ها و مراتع ندانسته است در تاریخ 17/9/60 شخص دیگری به نام (ع) با تسلیم استشهاد محلی درخواست ثبت همین پلاك را نموده و در تاریخ 16/1/61 به نماینده ثبت مأموریت معاینه محل داده شده، قبل از تاریخ 16/1/61 طی اخطاری به متقاضیان اعلام شده كه در روز 16/1/61 نماینده به محل مراجعه می‏نماید چنان‏چه مداركی دال بر مالكیت خود در اختیار دارید به نماینده ارائه نمایید اخطاریه از طریق پاسگاه نیروهای انتظامی به متقاضیان ابلاغ واقعی شده نماینده ثبت در روز مقرر جهت معاینه و تحقیقات به محل وقوع ملك عزیمت و گزارش داده كه پلاك مورد بازدید برابر دفتر توزیع به نام زینب دختر سید حسن معرفی و برابر دفتر آمار مجهول است و زینب آن را به آقای (آ) فروخته شخصی اخیرالذكر فوت شده و وراث او ملك را به آقای (غ) یكی از متقاضیان منتقل نموده‏اند و آقای (غ) باغ مذكور را به آقای (م) احد از متقاضیان انتقال قطعی داده است و تصرفات آقای (م) را گواهان محلی و نماینده ثبت تأیید نموده‏اند.
صورتمجلس احراز تصرف و تحقیقات محلی و مدارك ابزاری متقاضیان در تاریخ 15/2/61 به ثبت استان مربوطه ارسال در تاریخ 19/5/62 هیأت نظارت به شرح زیر مبادرت به صدور رأی می‏نماید. برابر گزارشات 19/1/61 و 31/1/61 و 8/4/61 و 24/4/61 ثبت... آقای (م) نسبت به شش‏دانگ یك قطعه باغ پلاك 644/240 اصلی با تقدیم یك برگ استشهاد محلی درخواست ثبت می‏نماید كه اداره منابع طبیعی و اداره كشاورزی و هیأت واگذاری زمین در پاسخ استعلام اداره ثبت قبول درخواست ثبت را بلااشكال تشخیص می‏دهند و نیز آقای (غ) با تقدیم یك برگ استشهاد محلی درخواست قبول ثبت پلاك فوق را به نام خود می‏نماید كه در اجرای بند 1 ماده 3 آیین‏نامه اسناد مالكیت معارض با تعیین وقت قبلی و اخطار به طرفین نماینده به محل اعزام و برابر صورتمجلس مورخ 16/1/61 تنظیم تعدادی شهود به عنوان این كه پلاك مزبور كه در دفتر توزیع به نام زینب معرفی شده به آقای (آ) منتقل شده كه نامبرده فوت و ورثه وی سهم الارث را به آقای (غ) واگذار نموده و خریدار اخیرالذكر طبق سند انتقال عادی به
آقای (م) منتقل نمودهاست و تصرفات آقای (م) را تأیید نموده‏اند كه به علت اعتراض به صورتمجلس تحقیق محلی مذكور از طرف آقای (غ) مجدداً نماینده در تاریخ 30/3/61 به محل عزیمت و برابر صورتمجلس تحقیق محلی مراتب صورتمجلس قبلی مورد تأیید قرار گرفته به محل عزیمت و برابر صورتمجلس تحقیق محلی مراتب صورتمجلس قبلی مورد تأیید قرار گرفته و ثبت... نیز تصرفات مالكانه آقای (م) را گواهی كرده است لذا هیأت با توجه به گزارشات و مدارك و شهادت شود مبنی بر تصرفات به شرح فوق مقرر می‏دارد كه ثبت محل نسبت به قبول ثبت از آقای (م) اقدام و تاریخ انتشار آگهی نوبتی و مدت اعتراض را به آقای (غ) ابلاغ تا چنان‏چه به اعتراض خود باقی است در موعد مقرر نیز به تسلیم اعتراض جهت رسیدگی قضایی اقدام نماید این رأی طبق بند 1 ماده 25 اصلاحی ق - ث صادر و برابر تبصره 5 از ماده مذكور با الصاق در تابلو اعلانات ثبت محل ابلاغ و قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت می‏باشد.
آقای (غ) در موعد قانونی اعتراض می‏دهد پرونده طی شماره 6732 مورخه 4/7/61 به ثبت استان و در تاریخ 8/7/61 از ثبت استان به دبیرخانه شورای عالی ثبت ارسال می‏گردد. اداره كل امور املاك طی شماره 2697/م مورخه 7/12/61 به ثبت محل اعلام می‏دارد موضوع اعتراض آقای (غ) نسبت به رأی هیأت نظارت در جلسات اول و چهارم اسفند 61 شورا مطرح و به شرح ذیل منتهی به صدور رأی گردید كه جهت اجرا به آن اداره ابلاغ می‏گردد (با ملاحظه محتویات پرونده و گزارش جریان امر و با توجه به مواد 35 و 36 و 37 ق - م و این كه متصرف فعلی اقرار كرده كه باغ مورد نزاع سابقاً مال مدعی او بوده و در این صورت نامبرده نمی‏تواند برای رد ادعای مالكیت شخص مزبور به تصرف خود استناد كند مگر این كه ثابت نماید كه ملك به ناقل صحیح به او منتقل شده است كه بر طبق ماده 47 و 48 ق - ث ملك به ناقل صحیح به او منتقل نشده است بنابراین قبول درخواست ثبت باغ پلاك... از آقای (م) مجوز قانونی نداشته است و اما پس از قبول ثبت آقای (غ) و انتشار آگهی نوبتی هر ذی‏نفعی می‏تواند به درخواست ثبت مزبور در مدت قانونی اعتراض نماید.
ثبت محل اظهارنامه به نام آقای (غ) تنظیم و سپس مبادرت به انتشار آگهی نوبتی می‏نماید در موعد قانونی اعتراض می‏رسد كه اعتراض به دادگاه ارسال می‏شود دادگاه صلح با توجه به ماده 47 و 48 ق - ث مدرك مورد استناد معترض را قابل پذیرش در دادگاه ندانسته قرار رد دادخواست صادر می‏نماید در اثر اعتراض پرونده در دادگاه حقوقی مطرح می‏گردد و در تاریخ 21/10/62 دادگاه حقوقی به علت این كه احكام صادره دادگاه صلحتا 000/100 ریال غیر قابل تجدیدنظر و فرجام است قرار رد دعوی و عدم استماع صادر می‏نماید.

هیأت نظارت تا قبل از ثبت ملك در دفتر املاك صلاحیت رسیدگی و اظهار نظر در خصوص اختلاف در تصرف را دارد، در صورتی كه ماده 24 ق - ث می‏گوید: پس از انقضای مدت اعتراض دعوی این كه در ضمن جریان ثبت تضییع حقی از كسی شده پذیرفته نخواهد شد... و مدت اعتراض هم 90 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی است عدم استماع دعوی پس از 90 روز از لحاظ رسیدگی دادگاه است ولی هیأت نظارت پس از مهلت قانونی حق رسیدگی و اظهارنظر را دارد و صلاحیت آن را دارد كه چنان‏چه ثبت ملك خلاف قانون باشد اصلاح یا ابطال نماید.
فرضاً اگر بعد از قبول ثبت شخص مدعی مالكیت مورد ثبت باشد و اعلام نماید كه در پذیرش ثبت اشتباهی رخ داده مرجع رفع اختلاف در چنین موردی هیأت نظارت است.
برابر بند 2 ماده 3 آیین‏نامه رسیدگی به اسناد مالكیت معارض و هیأت نظارت (در مواردی كه بعد از قبول درخواست ثبت دیگری مدعی شود كه در پذیرفتن تقاضا اشتباه شده و متقاضی ثبت متصرف مورد تقاضا نبوده و مدعی تصرف حین تقاضا شود باید مقدمتاً مدارك مدعی را مطالبه و چگونگی را ضمن ارسال كلیه سوابق و اظهارنظر خود به این كه ادعای مدعی با توجه به سوابق مقرون به واقع به نظر می‏رسد یا نه، به ثبت استان گزارش نمایند ثبت استان چنان‏چه با توجه به سوابق امر تحقیق محلی را لازم بداند دستور مقتضی به واحد مربوطه خواهد داد و در این صورت واحد مزبور باید با تعیین وقت مناسب طرفین را برای معاینه محل و تحقیقات محلی دعوت و در اخطار مربوطه متذكر شود كه اولاً عدم حضور مانع رسیدگی نخواهد بود ثانیاً هر یك از طرفین می‏توانند برای ملاحظه و اطلاع از مدارك تسلیمی طرف دیگر تا قبل از وقت رسیدگی به اداره ثبت مراجعه نمایند در وقت مقرر با معاینه محلی و تحقیق از شهود و مجاورین باید معلوم نمایند كه ملك مورد ادعا حین تقاضای ثبت در تصرف مالكانه چه شخصی بوده و در موقع رسیدگی در تصرف كیست و مراتب را در صورتمجلس قید و اظهارات شهود و طرفین را نیز ذكر و به امضاء شهود و افراد ذی‏نفع رسانده و سپس گزارش جریان را با اظهارنظر صریح تهیه و به ضمیمه كلیه سوابق برای طرح در هیأت نظارت ارسال دارند) برابر بند 9 ماده 3 آیین‏نامه رسیدگی به اسناد مالكیت معارض چنان‏چه ملكی كه تقاضای ثبت شده كلاً یا جزاً مبنی بر اشتباه پذیرفته شده باشد باید در گزارش تصریح شود كه متقاضی یا قائم مقام او حاضر به استرداد مورد تقاضا و یا تمكین یا صلح مورد اشتباه هست یا نه؟
گزارش فوق باید به ثبت استان ارسال گردد كه در هیأت نظارت مطرح نماید و اداره ثبت باید مطابق رأی صادره نسبت به پیگیری موضوع اقدام نماید البته صلاحیت هیأت نظارت در موارد فوق تا وقتی است كه ملك ثبت دفتر املاك نشده باشد پس از ثبت ملك در دفتر املاك هیأت نظارت صلاحیت صدور رأی در مورد این كه سند اصلاح شود یا ابطال گردد ندارد، رونوشت رأی صادره به مدت 20 روز در تابلو اعلانات ثبت محل الصاق و از تاریخ الصاق ظرف 20 روز معترض حق اعتراض به رأی دارد در صورت وصول اعتراض سوابق امر و پرونده به دبیرخانه شورای عالی ثبت ارسال می‏گردد

2 ـ اختلافات در مورد حدود و صلاحیت هیأت نظارت در این مورد

برابر تبصره الحاقی 20/2/56 به ماده 20 ق - ث در صورتی كه اعتراض به حدود از طرف غیرمجاور به عمل آید یا معترض مجاور با حدود تعیین شده در صورت مجلس تحدیدی سند مالكیت بگیرد یا به موجب سند رسمی از اعتراض خود بدون قید و شرط صرف نظر كند واحد ثبتی مربوطه نظر خود را در بی‏اثر بودن اعتراض به معترض ابلاغ می‏نماید و معترض می‏تواند ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ نظر مزبور به هیأت نظارت شكایت نماید رأی نظارت قطعی است و اگر اقامتگاه معترض معلوم نباشد نظر واحد ثبتی یك نوبت در روزنامه‏ای كه برای آگهی‏های ثبتی تعیین شده منتشر می‏گردد و معترض می‏تواند ظرف 10 روز از تاریخ انتشار آگهی به هیأت نظارت شكایت نماید.

اشتباهات ثبتی

الف) اشتباهات قبل از ثبت دفتر املاك:

طبق بند 2 ماده 25 اصلاحی ق - ث (هرگاه هیأت نظارت تشخیص دهد كه در جریان مقدماتی ثبت املاك اشتباه مؤثر واقع شده و آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی كه اشتباه مزبور در آن مؤثر بوده ابطال و جریان ثبت طبق مقررات تجدید یا تكمیل یا اصلاح می‏گردد) صلاحیت هیأت نظارت در این خصوص تا وقتی است كه ملك در دفتر املاك ثبت نشده باشد و پس از آن اختیارات محدود می‏شود فرضاً اگر آگهی نوبتی ملكی اشتباه
منتشر شده یا عملیات تحدیدی برابر مقررات انجام نشده باشد مرجع صالح در این مورد هیأت نظارت می‏باشد و اداره ثبت باید برابر رأی صادره از سوی هیأت نظارت نسبت به پیگیری جریان ثبتی اقدام نماید چون اشتباهات مؤثر و غیرمؤثر در عملیات ثبتی اغلب یكنواخت است اختیارات هیأت نظارت در این خصوص به رؤسای واحدهای ثبتی تفویض شده كه چنان‏چه مورد اشتباه برابر اختیارات تفویضی بود رئیس واحد ثبتی رأساً اتخاذ تصمیم نماید تا جریان ثبتی سریع‏تر انجام پذیرد لذا اشتباهات مؤثر و غیرمؤثر در مورد آگهی‏های نوبتی و تحدیدی و عملیات تحدید در قسمتهای مربوطه قبلاً بیان شده است.

ب) اشتباهات ثبتی بعد از ثبت ملك در دفتر املاك:

طبق بند 3 ماده 25 اصلاحی ق - ث (هرگاه در موقع ثبت ملك یا ثبت انتقالات بعدی صرفاً به علّت عدم توجه و دقت نویسنده سند مالكیت و یا دفتر املاك اشتباه قلمی رخ دهد و همچنین در صورتی كه ثبت دفتر املاك مخالف یا مغایر سند رسمی یا حكم نهایی دادگاه باشد هیأت نظارت پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه دستور اصلاح ثبت دفتر املاك و سند مالكیت را صادر خواهد كرد) و برابر بند 4 ماده 25 اصلاحی ق - ث (اشتباهاتی كه قبل از ثبت ملك در جریان عملیات مقدماتی ثبت پیش آمده و موقع ثبت ملك در دفتر املاك مورد توجه قرار نگرفته بعداً اداره ثبت به آن متوجه گردد در هیأت نظارت مطرح می‏شود و در صورتی كه پس از رسیدگی وقوع اشتباه محرز و مسلم تشخیص گردد و اصلاح اشتباه به حق كسی خلل نرساند هیأت نظارت دستور رفع اشتباه و اصلاح آن را صادر می‏نماید و در صورتی كه اصلاح مزبور خللی به حق كسی برساند به شخص ذی‏نفع اخطار می‏شود كه می‏تواند به دادگاه مراجعه نماید و اداره ثبت دستور رفع اشتباه یا اصلاح آن را پس از تعیین تكلیف نهایی در دادگاه صادر
خواهد نمود.)
چنانچه اشتباهی در ملك ثبت شده در دفتر املاك رخ دهد مرجع رسیدگی به اشتباه هیأت نظارت است مشروط بر این كه رأی هیأت نظارت باعث تضییع حق كسی نشود در غیر این صورت به واحد ثبتی اعلام می‏دارد كه متقاضی رسیدگی می‏تواند به دادگاه صالحه مراجعه نماید چون هیأت نظارت یك مرجع رسیدگی اداری است و رسیدگی به مسائل حقوقی باید در مراجع قضایی انجام پذیرد بنابراین چنان‏چه هیأت نظارت تشخیص دهد كه اشتباهی رخ داده و ملك هم ثبت دفتر املاك گردیده اگر اقدام به رفع اشتباه باعث تضییع حق غیر نشود دستور رفع اشتباه و دستور اصلاح سند مالكیت و دفتر املاك را صادر می‏كند و چنان‏چه اشتباه برای هیأت نظارت مشخص باشد ولی اقدام به رفع اشتباه باعث خللی در حق غیر می‏شود باید كسی كه خود را ذی‏حق می‏داند به دادگاه مراجعه نماید رأی هیأت نظارت در مورد اشتباهات ثبتی املاك ثبت شده قطعی و غیر قابل تجدیدنظر در شورای‏عالی ثبت است در خصوص اشتباهات ثبتی املاك ثبت شده هیأت نظارت جهت تسریع در كار متقاضی فهرستی از اشتباهات را قید و اختیارات خود را در این مورد به رؤسای واحدهای ثبتی تفویض نمود كه در قسمت‏های قبلی اعلام شده است.

4 ـ اشتباه در عملیات تفكیكی

برابر بند 6 ماده 25 اصلاحی ق - ث (رسیدگی و رفع اشتباهی كه در عملیات تفكیكی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاك شود با هیأت نظارت است مشروط بر این كه رفع اشتباه مزبور خللی به حق كسی نرساند) رأی صادره از سوی هیأت نظارت در این خصوص قطعی است و قابلیت تجدیدنظر در شورای عالی ثبت را ندارد ضمناً اگر عملیات تفكیكی منجر به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاك نشده باشد اقدام بر طبق مقررات با اداره ثبت است و با تنظیم صورتمجلس اصلاحی پیرو صورتمجلس قبلی باید اشتباه را رفع نموده و صورتمجلس را به دفترخانه مربوطه ارسال نماید و اگر حجم اشتباهات زیاد باشد اداره ثبت می‏تواند صورتمجلس تفكیكی را از دفترخانه مسترد و ابطال و صورتمجلس تفكیكی جدید با اعمال اصلاحات به دفترخانه ارسال دارد و اگر تفكیك منتهی به تنظیم رسمی شده باشد ولی ثبت دفتر املاك نشده باشد در صورت احراز وقوع اشتباه اداره ثبت محل مورد اصلاحی را به دفترخانه اعلام و پس از تنظیم سند اصلاحی پیرو سند قبلی با حضور اشخاص ذی‏نفع اشتباه حاصله را مرتفع سازد و بعداً اداره ثبت سند مالكیت صادر می‏نماید و در این حالت چنان‏چه تنظیم سند اصلاحی میسور نباشد یا این كه ملك ثبت دفتر املاك شده باشد اعم از این كه نسبت به آن سند رسمی تنظیم شده باشد یا نشده باشد اتخاذ تصمیم با هیأت
نظارت است.

5 ـ اشتباه در تنظیم اسناد

برابر بند 7 ماده 25 اصلاحی ق - ث (هرگاه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آن‏ها با قوانین اشكال و اشتباهی پیش آید رفع اشكال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیأت نظارت خواهد بود) و برابر بند 18 ماده 3 آیین‏نامه رسیدگی اسناد مالكیت معارض (هرگاه در تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آن‏ها با قوانین اشكال و اشتباهی پیش آمد باید ضمن ارسال رونوشت سند و ذكر صریح موارد اشكال و اشتباه موضوع به اداره كل ثبت استان گزارش تا در صورت اقتضاء برای تعیین تكلیف به هیأت نظارت گزارش شود و مرجع رفع مشكلات دفاتر اسناد رسمی قبل از تنظیم اسناد اداره كل امور اسناد و سردفتران می‏باشد رأی صادره در این مورد از سوی هیأت نظارت قابل تجدید نظر در شورای عالی ثبت است. البته در صورتی كه پس از تنظیم سند در دفترخانه خلاصه معامله واصله در دفتر املاك ثبت نشده باشد در این حالت اصحاب معامله می‏توانند با تنظیم سند اصلاحی پیرو سند قبلی و توضیح موضوع اشتباه را مرتفع نمایند و احتیاج به طرح موضوع و هیأت نظارت نیست.

6 ـ اشتباه در عملیات اجرایی

طبق بند 8 ماده 25 اصلاحی ق - ث (رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظریه رئیس ثبت در مورد تخلفات و اشتباهات اجرایی با هیأت نظارت است) و بند 19 ماده 3 آیین‏نامه اجرایی اسناد مالكیت معارض مقرر می‏دارد در مورد اعتراض اشخاص به نظریه رئیس ثبت نسبت به عملیات اجرایی ضمن نقل متن اعتراض و نظریه رئیس ثبت رونوشتی از گزارش رئیس یا ممیز اجرا كه مستند نظریه رئیس ثبت بوده باید به هیأت نظارت فرستاده شود. هرگاه موضوع مورد اعتراض راجع به نحوه ابلاغ اجراییه باشد رونوشتی از اجرائیه و چنان‏چه مربوط به اشتباه در آگهی باشد نسخه‏ای از آگهی و اگر مستند برگی از پرونده است رونوشت آن باید ضمن گزارش ارسال گردد در صورتی كه اعتراض طوری باشد كه ارسال پرونده را به هیأت نظارت ایجاب نماید باید ترتیبی اتخاذ گردد كه در مدتی كه پرونده در هیأت نظارت مطرح رسیدگی است عملیات اجرایی متوقف نشود.

7 ـ اسناد مالكیت معارض

تعریف سند مالكیت معارض:

سند مالكیت معارض سندی است كه تمام یا قسمتی از سند مالكیت قبلی را در برداشته باشد و تمام یا قسمتی از یك ملك در محدوده دو سند مالكیت باشد و به عبارت دیگر همه یا قسمتی از یك ملك كه در سند مالكیت مؤخر قید شده وجود خارجی ندارد و همان است كه در سند مالكیت مقدم الصدور قید
شده است یعنی اگر نسبت به كل یا جزیی از ملكی دو بار سند مالكیت صادر شود یا در خصوص حقوق ارتفاقی متعارض باشند. سند مالكیت مؤخر الصدور نسبت به سند مالكیت مقدم الصدور را معارض گویند و تا وقتی كه حكم نهایی دادگاه به صحت آن صادر نشده همچنان به عنوان سند مالكیت معارض تلقی می‏شود.

وظیفه اداره ثبت در مورد سند مالكیت معارض:

ادارات ثبت مكلفند به محض اطلاع از صدور اسناد معارض وجود سند مالكیت معارض (ثبت مؤخر) و همچنین سند مالكیت ثبت مقدم را به دفاتر اسناد رسمی حوزه مربوطه كتباً ابلاغ نمایند و گزارش امر را جهت اتخاذ تصمیم به هیأت نظارت ارسال دارند ممكن است اداره ثبت خود متوجه صدور سند مالكیت شود و یا این كه دارنده سند مالكیت مقدم یا مؤخر این موضوع را اطلاع دهد لذا پس از اطلاع نماینده و نقشه‏بردار ثبت به محل وقوع ملك عزیمت و با توجه به حدود مندرج در پرونده ثبتی و حدود پلاك‏های مجاور نقشه پلاك را ترسیم و مقدار تعارض را در نقشه ترسیمی نمایان و جریان امر را به اداره كل ثبت استان جهت طرح در هیأت نظارت ارسال نمایند چون رسیدگی به تعارض اسناد مالكیت در صلاحیت هیأت نظارت و شورای عالی ثبت است، برابر بند 5 ماده 25 اصلاحی ق - ث رسیدگی به تعارض در اسناد مالكیت كلاً و یا بعضاً خواه نسبت به اصل ملك خواه نسبت به حدود و حقوق ارتفاقی آن با هیأت نظارت است رأی هیأت نظارت در این مورد قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت است وقتی كه رأی هیأت نظارت صادر و به اداره ثبت واصل شد واحد ثبتی رونوشت رأی را برای اطلاع ذی‏نفع به مدت 20 روز در تابلو اعلانات ثبت محل الصاق و چنان‏چه ظرف مدت مذكور به رأی هیأت نظارت اعتراض نشد رأی را اجرا می‏نماید و در صورت دریافت اعتراض در مدت 20 روز سوابق امر به شورای عالی ثبت ارسال می‏گردد و پس از دریافت رأی شورای عالی ثبت نسبت به پیگیری موضوع اقدام می‏نماید چنان‏چه شورای عالی ثبت و هیأت نظارت تشخیص دهند كه سند مالكیت معارض صادر شده مراتب را به اداره ثبت محل وقوع ملك اعلام می‏نمایند و ثبت محل موضوع تعارض را كتباً به دارنده سند مالكیت ثبت مؤخر ابلاغ می‏نماید چنان‏چه دارنده سند مالكیت معارض با اخطاری كه طبق مقررات آیین دادرسی مدنی به او ابلاغ شده است در مدت 2 ماه از تاریخ ابلاغ به دادگاه محل وقوع ملك مراجعه نكند و گواهی طرح دعوی را اخذ و به اداره ثبت محل تسلیم و رسید اخذ ننماید و دارنده سند مالكیت مقدم الصدور گواهی عدم طرح دعوی را از مراجع صالحه اخذ و در مدت مزبور به واحد ثبتی تقدیم دارد اداره ثبت بطلان سند مالكیت معارض را نسبت به مورد در ستون ملاحظات ثبت ملك قید و مراتب را به دارنده سند مزبور و دفاتر اسناد رسمی اعلام خواهد نمود و چنان‏چه سند مالكیت معارض در اختیار اداره ثبت باشد آن را باطل و ضمیمه پرونده ثبتی می‏نماید. ولی اگر دارنده سند مالكیت معارض در ظرف مدت 2 ماه به دادگاه صالحه دادخواست داده باشد و گواهی طرح دعوی را به اداره ثبت تسلیم نماید اداره ثبت تا صدور حكم نهایی دادگاه اقدامی در مورد اسناد یاد شده نمی‏نماید.
در مورد آراء قابل تجدیدنظر اگر از تاریخ الصاق رأی در تابلو اعلانات اداره ثبت ظرف 20 روز اعتراضی واصل نشد می‏توان رأی را اجرا نمود ولی چنان‏چه رأی صادره به هر علتی اجرا نشد چنان‏چه اعتراضی خارج از موعد 20 روز هم واصل گردد دیگر نباید رأی را اجرا كرد تا این كه شورای عالی ثبت رسیدگی و تصمیم لازم را اتخاذ نماید، ضمناً در صورت صدور سند مالكیت معارض اداره ثبت باید از صدور سند مالكیت جدید خودداری نماید و از افراز چنین ملكی تا زمانی كه رفع تعارض نشده است خودداری نماید و در خصوص این قبیل املاك هیأت‏های حل اختلاف باید برابر ماده 23 آیین‏نامه قانون اصلاح مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت تا وقتی كه تكلیف تعارض توسط مراجع قضایی تعیین نشده از صدور رأی خودداری نمایند.

حقوق دارندگان اسناد معارض

طبق ماده 4 لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالكیت معارض دارنده سند مالكیت مقدم قبل از تعیین تكلیف نهایی در دادگاه می‏تواند نسبت به مورد سند مالكیت معامله كند ولی دفاتر اسناد رسمی مكلفند در متن سند قید كنند نسبت به مورد معامله سند معارض صادر شده و مادام كه تكلیف نهایی معلوم نشده به خریدار سند مالكیت جدید داده نخواهد شد و همین حكم نسبت به انتقالات بعدی هم جاری است اما دارنده سند مالكیت معارض تا هنگامی كه تكلیف نهایی سند مزبور در دادگاه معلوم نشده حق هیچ گونه معامله نسبت به آن ملك ندارد ولی می‏تواند حقوق متصوره خود را به دیگری انتقال دهد.

مجازات سردفتر و دارنده سند مالكیت مؤخر

برابر ماده 6 لایحه قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالكیت معارض: كسی كه ممنوع از معامله است اگر نسبت به ملك مزبور معامله نماید پس از صدور حكم نهایی بر بطلان سند مؤخر التاریخ و یا انقضاء مدت 2 ماه و عدم مراجعه دارنده سندی كه تاریخاً مؤخر است به جریمه نقدی معادل یك برابر بهای مورد معامله محكوم خواهد شد و سردفتران اسناد رسمی هم كه با وجود اخطار اداره ثبت در مورد سند مالكیت معارض اقدام به ثبت معامله نمایند به انفصال ابد از شغل سردفتری محكوم خواهند شد.

مجازات كارمند متخلف

صدور اسناد مالكیت معارض معمولاً به علت سهل انگاری و بی‏دقتی بعضی مأموران ثبت و طمع بیش از حد بعضی از مالكان می‏باشد چنان‏چه مأمور ثبت هنگام پذیرش ثبت تصرفات متقاضی را احراز نماید و وقت تحدید حدود رعایت حدود مجاوران را بنماید و از حدود مندرج در اظهارنامه خارج نشود و یا مالك در هنگام تقاضای ثبت یا ارائه حدود در وقت تحدید نسبت به معرفی ملك خود دقت نماید هیچ وقت اسناد مالكیت معارض صادر نمی‏شود نظر به این كه اسناد مالكیت معارض مشكلات عدیده‏ای برای ادارات ثبت تولید می‏كند برای جلوگیری از تكرار چنین وضعی ماده 7 لایحه اشتباهات و اسناد مالكیت معارض می‏گوید: كارمندان اداره ثبت كه عمل مخالف مقررات آن‏ها موجب صدور سند مالكیت معارض یا معاملات متعدد بشود در دادگاه اداری مورد تعقیب و به انفصال موقت كه كمتر از 2 سال نخواهد بود و یا به انفصال ابد به تناسب موضوع محكوم می‏شود...

8 ـ رسیدگی به اشتباهات در آراء هیأت‏های حل اختلاف

برابر ماده 20 آیین‏نامه قانون اصلاح مواد یك، دو و سه قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت و ماده 8 آیین‏نامه ماده 140 قانون برنامه سوم اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران در صورتی كه معلوم شود در آراء هیأت‏های حل اختلاف به علت سهو قلم مطلبی ساقط و یا اشتباه یمنی رخ داده و یا به علت اشتباه در مبانی مستند رأی اشتباهی پیش آمده باشد، چنان‏چه رأی اجرا نشده است هیأت پس از بررسی رأی اصلاحی صادر می‏نماید در این صورت دبیر هیأت مكلف است مفاد رأی اصلاحی را در دفتر آرا ثبت نموده و شماره و تاریخ آن را در ملاحظات رأی قبلی نیز قید و به امضاء اعضاء هیأت رسانیده و به واحد ثبتی ابلاغ نماید. در صورتی كه رأی به مرحله اجرا درآمده باشد مراتب اشتباه به هیأت نظارت ثبت استان گزارش می‏شود.

كیفیت آرا هیأت نظارت

بر طبق ماده 5 آیین‏نامه رسیدگی به اسناد مالكیت معارض رأی هیأت نظارت دارای مقدمه‏ای مشتمل بر خلاصه جریان كار و بیان اشكال و موضوع اختلاف بوده و منجز و مستدل و بدون قید و شرط و ابهام صادر شود و چنان‏چه به اتفاق آراء نباشد نظر اقلیت به طور مشروح و مستدل در آن قید خواهد شد و در آن صریحاً قید شود كه قطعی است یا قابل تجدیدنظر می‏باشد چون بعضی از هیأت‏های نظارت رعایت مواد فوق را ننمودند سازمان ثبت طی بخشنامه 8328/3 مورخه 19/11/58 مراتب را به كلیه هیأت‏های نظارت اعلام نمود و در بخشنامه مذكور قید شده كه چنان‏چه موضوعی كه در هیأت مطرح می‏شود و تكلیفی برای ادارات ثبت یا طرفین اختلاف تعیین ننماید آراء هیأت نظارت كه قابل تجدید نظر هستند باید رونوشت آن را اداره ثبت تهیه و در تابلو اعلانات نصب و تاریخ الصاق در تابلو اعلانات با تمام حروف قید شود و یادآوری شود كه تا 20 روز قابل تجدیدنظر است و چنان‏چه ذی‏نفع اعتراض دارد باید ظرف 20 روز اعتراض خود را به واحد ثبتی محل وقوع ملك تسلیم نماید تا پرونده جهت طرح در شورای عالی ثبت حسب مورد به اداره كل امور اسناد یا اداره كل امور املاك ارسال گردد. برابر رأی شماره 13 مورخ 28/1/78 هیأت عمومی دیوان عدالت اداری تا زمانی كه آراء قابل تجدیدنظر هیأت‏های نظارت اجرا نشده‏اند در صورت وصول اعتراض قابلیت تجدیدنظر در شورای‏عالی ثبت را دارند.

شورای عالی ثبت

شورای عالی ثبت فقط در تهران تشكیل می‏شود در صورتی كه هیأت نظارت در هر اداره كل ثبت استان تشكیل می‏گردد و شورای‏عالی ثبت هفته‏ای یك بار در محل سازمان ثبت باید تشكیل جلسه بدهد.

مشخصات شورای عالی ثبت

شورای عالی ثبت دارای دو شعبه است:
1 ـ شعبه مربوط به امور املاك
2ـ شعبه مربوط به امور اسناد

اعضاء شورای عالی ثبت

هر شعبه شورای عالی ثبت دارای سه عضو می‏باشد. 2 نفر عضو قضایی و یك نفر عضو ثبتی؛ دو نفر عضو قضایی را رئیس قوه قضاییه انتخاب می‏نماید و باید از قضات دیوان عالی كشور باشند و عضو ثبتی شعبه امور املاك مدیركل اداره امور املاك می‏باشد و عضو ثبتی شعبه امور اسناد مدیركل اداره كل امور اسناد است.

صلاحیت شورای عالی ثبت

برابر تبصره 4 ماده 25 اصلاحی ق - ث آراء هیأت‏های نظارت در مورد اختلاف در تصرف و تعارض در اسناد مالكیت و اشكال و یا اشتباه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آن‏ها با قوانین قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت می‏باشد ولی رئیس سازمان ثبت به منظور ایجاد وحدت رویه در مواردی كه آراء هیأت‏های نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده باشد موضوع را برای رسیدگی و اعلام نظر به شورای عالی ثبت ارجاع می‏نماید و در صورتی كه رأی هیأت نظارت به موقع اجرا گذارده نشده باشد طبق نظر شورای عالی ثبت به موقع اجرا گذارده می‏شود در مورد ایجاد وحدت رویه نظر شورای عالی ثبت برای هیأت‏های نظارت لازم الاتباع خواهد بود قبلاً گفتیم هیأت‏های نظارت باید در آراء خود قید نمایند كه رأی صادره قطعی است یا قابل تجدیدنظر چنان‏چه قطعی باشد اداره ثبت باید نسبت به اجرا آن اقدام نماید و اگر قابل تجدیدنظر باشد رونوشت آن را در تابلو اعلانات الصاق و ذی‏نفع به مدت 20 روز حق اعتراض دارد و پس از وصول اعتراض سوابق امر به شورای عالی ثبت ارسال می‏گردد از هر یك از آراء هیأت نظارت باید یك نسخه به اداره دبیرخانه سازمان ثبت فرستاده شود و همچنین برابر تبصره ماده 20 آیین‏نامه قانون اصلاح مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت و تبصره ماده 8 آیین‏نامه ماده 140 قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی مرجع تجدیدنظر نسبت به تصمیمات و آراء هیأت‏های نظارت كه در مقام رسیدگی به اشتباه در آراء هیأت‏های حل اختلاف اتخاذ نموده‏اند، شورای عالی ثبت می‏باشد.

تكلیف رئیس سازمان ثبت در مورد آراء مخالف قانون و متناقض

وقتی كه رئیس سازمان ثبت اطلاع یافت كه در یك و یا چند هیأت نظارت در یك موضوع واحد آراء متناقض صادر شده و یا این كه رأی یا آراء خلاف قانون از هیأت نظارت صادر شده اعم از این كه این اطلاع از طریق واحدهای ثبتی یا ادارات كل ثبت داده شود و رئیس سازمان هم رأی را مخالف قانون تشخیص دهد در این موارد مكلف است جهت ایجاد وحدت رویه موضوع را به شورای عالی ثبت ارجاع نماید و رأی وحدت رویه باید به كلیه هیأت‏های نظارت ابلاغ گردد و برای همگی هیأت‏های نظارت لازم الاتباع است و آراء وحدت رویه باید در روزنامه رسمی منتشر گردد و عند الاقتضاء در هفته ‏نامه دادگستری درج و در آخر هر سال مجموع آن‏ها از طرف سازمان ثبت چاپ و منتشر شود.

برگرفته شده از سایت : موسسه حقوقی هامون